La promozione dell’evento

Nella progettazione degli eventi tech che si desidera organizzare è necessario tenere in considerazione anche le attività di promozione che devono essere attuate per farli conoscere, allo scopo di incrementare il numero di partecipanti. Si tratta, in sostanza, di lavorare sulla visibilità di tale evento, a meno che non si tratti di un appuntamento dedicato unicamente ai team interni. Il piano di comunicazione da prevedere comporta la diffusione di materiale promozionale e informativo sui social network, tramite post ad hoc e locandine. Tra le azioni di web marketing ci sono la pubblicazione di post su un blog dedicato e le attività di advertising. 

 

La scelta dello staff

Se lo staff su cui si può contare non è adeguato agli standard che ci si propone di raggiungere, il rischio è che l’evento che si deve organizzare si tramuti in un flop. Questo è il motivo per il quale ci si dovrebbe sempre avvalere di una squadra di professionisti esperti e competenti, da selezionare a seconda del tipo di evento che è in programma. Una volta radunato lo staff, poi, si deve predisporre un momento di formazione necessario non solo a far sapere a tutti quali compiti dovranno svolgere, ma anche a motivare ogni membro del team e stimolarlo a dare il meglio di sé.

La location

È chiaro che il successo di un evento dipende, tra le altre cose, dell'adeguatezza della location su cui si è deciso di puntare. Per organizzare un evento aziendale, poi, sarà necessario focalizzare l'attenzione su caratteristiche ben precise: per esempio, nel caso in cui l’evento sia una vera e propria conferenza, sarà necessario un palco con impianto audio e proiettore adeguati, altrimenti, se si tratta di un semplice meetup, un locale con una fornitura base è più che sufficiente, o ancora se si tratta di un corso è basilare uno spazio con tavoli, sedie, prese di corrente... Tutte le valutazioni sono correlate al numero di persone che si prevede interverranno, ma anche alla facilità con la quale la location può essere raggiunta. Per scegliere il posto in cui si terrà l’evento, infine, non bisogna dimenticare di prendere in considerazione gli aspetti che riguardano i servizi messi a disposizione: la comodità di una sala conferenze, la presenza del wifi, la grandezza del parcheggio per le auto, e così via.

La selezione dei fornitori

A proposito di decisioni importanti, è fondamentale scegliere con cura anche i fornitori. Il consiglio è quello di entrare in contatto con più candidati potenziali, in modo da richiedere a ognuno di essi un preventivo. Nel frattempo ci si deve preoccupare di valutare anche la disponibilità dei servizi e delle strutture, per esempio capendo se sia più vantaggioso comprare le strumentazioni di cui si ha bisogno o prenderle a noleggio. Per ciascun fornitore è consigliabile vagliare in modo accurato le recensioni che si possono reperire sul web, così da avere un quadro il più possibile chiaro di ciò a cui si andrà incontro.

Quale nome dare all’evento

Non sempre si presta la dovuta attenzione al nome da attribuire all’evento: eppure si tratta di un aspetto importante, che incide sulla capacità di attirare o meno partecipanti. Da questo punto di vista si può dare libero sfogo alla creatività, ricordando che al di là della piacevolezza degli esercizi di fantasia e dei giochi di parole la denominazione che si sceglie si deve basare sul tipo di obiettivo che si intende raggiungere, sulla natura dell’evento e sul target a cui si mira. Spesso il nome riprende quello della community che l’organizza (es. Google Dev Fest) oppure l’argomento principale dell’evento (es. JSDay, RubyConf)

Gli obiettivi

Avere ben chiaro il traguardo finale è indispensabile per il successo dell’evento. Questo potrebbe essere organizzato per far conoscere un prodotto che sta per essere lanciato sul mercato, oppure per incrementare la visibilità di un marchio, o ancora per modificare il modo in cui quel marchio viene percepito. Può essere utile prendere carta e penna e redigere una vera e propria lista dei target che si possono raggiungere. In questo modo, tra l’altro, diventa più facile comprendere a quali potenziali partecipanti ci si vuole rivolgere. Occorre conoscere gli interessi del target per definire lo stile dell’evento e stabilire quali attività organizzare.

La pianificazione del budget

Ultimo aspetto (ma non meno importante) su cui conviene concentrarsi è quello relativo alla pianificazione del budget: è ovvio, infatti, che a prescindere dalle idee e dai progetti bisogna fare i conti con le risorse a disposizione e agire di conseguenza. Nulla vieta di mettersi in cerca di eventuali finanziamenti, o magari di sponsor che possano garantire la copertura di tutte le spese o almeno di una parte di esse. In sintesi, è necessario compilare un elenco di tutte le più importanti note di spesa, per poi individuare il budget disponibile per ciascuna di esse.

Coinvolgere l'audience e mantenere alta l'attenzione

L'ambito tech non può rimanere confinato nella teoria, quindi in eventi di questo tipo devono essere previste attività pratiche capaci di coinvolgere il pubblico più ampio che cerca di mettere in pratica le nuove tecnologie per poi portarle nel mondo del lavoro di tutti i giorni. In questo contesto abbiamo organizzato diversi meetup, come ad esempio l'hackathon notturno per costruire e programmare l’impianto luci di un albero di Natale potendole poi controllare da remoto, il meetup su Vue.js sull’utilizzo del framework frontend, incontri per imparare paradigmi di programmazione migliori come il TDD. Un pubblico coinvolto e soddisfatto è un pubblico che sarà più felice di presentarsi di nuovo all’evento successivo!